Se você acha que só você está tendo um dia cheio de
reuniões, não se preocupe, tem muita gente na mesma situação.
Segundo um professor da Harvard Business School estima que
haverá 11 milhões de reuniões realizadas hoje nos Estados Unidos. As
improdutivas (uma estimativa de 30%) pode custar à empresa uma espantosa
quantidade de dinheiro. Em um estudo sobre o uso do tempo de 2014, Bain &
Company descobriu que apenas uma reunião de gerentes de nível médio por semana
pode custar uma organização tanto quanto $ 15 milhões por ano.
Em um esforço para não desperdiçar nenhum tempo, vamos
juntos ver algumas dicas essenciais para termos reuniões com grande índice de
aproveitamento.
[1] VERIFIQUE SE HÁ UM OBJETIVO CLARO
O antídoto para a "reunião semanal da equipe às 11:00
horas" é muitas vezes uma simples pergunta: O que é que vamos fazer?
Donald Kirkpatrick, ex-presidente da Sociedade Americana de
Treinamento e Desenvolvimento (ASTD) disse em uma entrevista anterior para
pedir o organizador se a razão para ficar juntos é uma das seguintes
características:
"Para gerar ideias, para tomar uma decisão, para obter lucro
e criar a propriedade, para responder a perguntas sobre uma próxima iniciativa,
ou se o objetivo é reclamar (raramente é feito melhor em um ambiente de grupo),
para assinar algo que já foi decidido (um desperdício de tempo e de dignidade),
ou quando uma chamada de e-mail ou telefone seria suficiente (custando a
produtividade todos). "
Ao divulgar a reunião não de apenas informações de local,
data e horário, defina e divulgue o objetivo e o que vai ser tratado, juntamente
com as demais informações.
[2] MANTENHA-O PEQUENO, CERTIFIQUE-SE O DIREITO PESSOAS
ASSISTEM
Jeff Bezos é famoso por sua regra de duas pizzas para o
cálculo do número de pessoas que devem ser convidados para uma reunião.
Claro que podemos criar aqui uma variável com valor
indefinido, já que dependemos do tamanho da pizza e da fome das pessoas. Mas o
ideal para uma reunião é entorno de 6 pessoas.
O raciocínio vai além de deixar qualquer funcionário passar
fome. Reuniões com um grande grupo tendem a se atolar. Grupos menores são mais
eficientes, especialmente quando o tomador de decisão direta está sentado à
mesa.
[3] DEFINA UM TEMPO, ENTÃO UM TEMPORIZADOR
Os retardatários são perturbadores. Assim, os funcionários
em TINYpulse, um fornecedor de software engajamento dos funcionários são
obrigados a mostrar-se em uma reunião da equipe diária que começa às 08:48
"É eliminado o atraso quase completamente", disse o gerente de comunicações
Neal McNamara Fast Company . "É estranho, mas pelo 08:48, todos em nosso
escritório parece subir simultaneamente e avançar em direção a nossa área de reuniões.
”
Aqueles que vêm tarde devem ter que pagar alguma penalidade.
Na divisão Inquisium de Cvent, os participantes atrasados tem que cantar para
se sentar à mesa. "A maior desvantagem é que ele tem sido tão eficaz,
raramente temos a oportunidade de fazer qualquer um canta nos dias de
hoje", diz o vice-presidente Darrell Gehrt.
Para manter as pessoas na pista, muitas empresas têm adotado
definir um temporizador para que o encontro tem um final claro quando a
campainha toca. Harvard Business Review também tem uma calculadora de custos
para que os participantes podem fazer uma ligação mais clara entre tempo e
dinheiro.
[4] ARRANJOS DE ASSENTOS, OU FALTA DELES
Uma vez que você tem deles na sala, é importante lembrar que
os círculos são mais propícios à colaboração. Sentados em filas pode tornar as
pessoas mais competitivo, de acordo com um estudo de duas escolas de negócios
do Canadá.
Melhor ainda, liberar esses fundos e tomar as cadeiras de
desaparecer completamente. Reuniões em pé servem a um propósito duplo: manter
as pessoas em seus pés é mais saudável (síndrome da morte sedentária evitada) e
corta o tempo. Nós, seres humanos preferem sentar e ouvir ou conversar, por
isso, quanto mais tempo ficar, mais impaciente que temos. Ciência descobriu que
grupos permanecem em pé são mais rápidos para voltar a trabalhar em conjunto
também.
Distração está sempre nos chamando, especialmente quando os
participantes podem esconder atrás de uma tela. Notas manuscritas, porém, pode
ser um benefício para a atenção e retenção do que está sendo discutido. Um
estudo dos estudantes que tomaram notas à mão vs. aqueles que digitaram
descobriram que aqueles usando caneta e papel tiveram uma recuperação melhor
conceitual.
[6] FAZER O TRABALHO DE AGENDA
Tópicos de reuniões não são produtivos porque a agenda é
meramente discutida em vez de ser transformado em ação. Uma sugestão para
combater este tempo perdido é mudar os itens para perguntas.
Desta forma, todo mundo sabe quais são os objetivos e podem
trabalhar para encontrá-los.
