Reuniões rápidas e produtivas: 6 dicas que tornarão suas reuniões um sucesso

   

Se você acha que só você está tendo um dia cheio de reuniões, não se preocupe, tem muita gente na mesma situação.

Segundo um professor da Harvard Business School estima que haverá 11 milhões de reuniões realizadas hoje nos Estados Unidos. As improdutivas (uma estimativa de 30%) pode custar à empresa uma espantosa quantidade de dinheiro. Em um estudo sobre o uso do tempo de 2014, Bain & Company descobriu que apenas uma reunião de gerentes de nível médio por semana pode custar uma organização tanto quanto $ 15 milhões por ano.

Em um esforço para não desperdiçar nenhum tempo, vamos juntos ver algumas dicas essenciais para termos reuniões com grande índice de aproveitamento.

[1] VERIFIQUE SE HÁ UM OBJETIVO CLARO

O antídoto para a "reunião semanal da equipe às 11:00 horas" é muitas vezes uma simples pergunta: O que é que vamos fazer?

Donald Kirkpatrick, ex-presidente da Sociedade Americana de Treinamento e Desenvolvimento (ASTD) disse em uma entrevista anterior para pedir o organizador se a razão para ficar juntos é uma das seguintes características:

"Para gerar ideias, para tomar uma decisão, para obter lucro e criar a propriedade, para responder a perguntas sobre uma próxima iniciativa, ou se o objetivo é reclamar (raramente é feito melhor em um ambiente de grupo), para assinar algo que já foi decidido (um desperdício de tempo e de dignidade), ou quando uma chamada de e-mail ou telefone seria suficiente (custando a produtividade todos). "

Ao divulgar a reunião não de apenas informações de local, data e horário, defina e divulgue o objetivo e o que vai ser tratado, juntamente com as demais informações.

[2] MANTENHA-O PEQUENO, CERTIFIQUE-SE O DIREITO PESSOAS ASSISTEM

Jeff Bezos é famoso por sua regra de duas pizzas para o cálculo do número de pessoas que devem ser convidados para uma reunião.

Claro que podemos criar aqui uma variável com valor indefinido, já que dependemos do tamanho da pizza e da fome das pessoas. Mas o ideal para uma reunião é entorno de 6 pessoas.

O raciocínio vai além de deixar qualquer funcionário passar fome. Reuniões com um grande grupo tendem a se atolar. Grupos menores são mais eficientes, especialmente quando o tomador de decisão direta está sentado à mesa.

[3] DEFINA UM TEMPO, ENTÃO UM TEMPORIZADOR

Os retardatários são perturbadores. Assim, os funcionários em TINYpulse, um fornecedor de software engajamento dos funcionários são obrigados a mostrar-se em uma reunião da equipe diária que começa às 08:48 "É eliminado o atraso quase completamente", disse o gerente de comunicações Neal McNamara Fast Company . "É estranho, mas pelo 08:48, todos em nosso escritório parece subir simultaneamente e avançar em direção a nossa área de reuniões. ”

Aqueles que vêm tarde devem ter que pagar alguma penalidade. Na divisão Inquisium de Cvent, os participantes atrasados ​​tem que cantar para se sentar à mesa. "A maior desvantagem é que ele tem sido tão eficaz, raramente temos a oportunidade de fazer qualquer um canta nos dias de hoje", diz o vice-presidente Darrell Gehrt.

Para manter as pessoas na pista, muitas empresas têm adotado definir um temporizador para que o encontro tem um final claro quando a campainha toca. Harvard Business Review também tem uma calculadora de custos para que os participantes podem fazer uma ligação mais clara entre tempo e dinheiro.

[4] ARRANJOS DE ASSENTOS, OU FALTA DELES

Uma vez que você tem deles na sala, é importante lembrar que os círculos são mais propícios à colaboração. Sentados em filas pode tornar as pessoas mais competitivo, de acordo com um estudo de duas escolas de negócios do Canadá.

Melhor ainda, liberar esses fundos e tomar as cadeiras de desaparecer completamente. Reuniões em pé servem a um propósito duplo: manter as pessoas em seus pés é mais saudável (síndrome da morte sedentária evitada) e corta o tempo. Nós, seres humanos preferem sentar e ouvir ou conversar, por isso, quanto mais tempo ficar, mais impaciente que temos. Ciência descobriu que grupos permanecem em pé são mais rápidos para voltar a trabalhar em conjunto também.

Distração está sempre nos chamando, especialmente quando os participantes podem esconder atrás de uma tela. Notas manuscritas, porém, pode ser um benefício para a atenção e retenção do que está sendo discutido. Um estudo dos estudantes que tomaram notas à mão vs. aqueles que digitaram descobriram que aqueles usando caneta e papel tiveram uma recuperação melhor conceitual.

[6] FAZER O TRABALHO DE AGENDA

Tópicos de reuniões não são produtivos porque a agenda é meramente discutida em vez de ser transformado em ação. Uma sugestão para combater este tempo perdido é mudar os itens para perguntas.

Desta forma, todo mundo sabe quais são os objetivos e podem trabalhar para encontrá-los.

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Razões porque os Líderes não gostam de Reuniões

A liderança é sobre o movimento. A liderança é sobre a ação. A liderança é sobre realizar algo, não falar sobre isso. Os líderes não têm tempo a perder.

Confesso para você que não gosto de reuniões, não sei se é por causa da minha hiperatividade, ou meu déficit de atenção, mas para mim reuniões são torturantes.

Aqui estão 7 razões porque os Líderes não gostam de Reuniões:

1.   Reuniões muitas vezes não abordam questões necessárias.

2.   Reuniões frequentemente revelam a nossa ignorância sobre o assunto colocado em pauta.

3.   Reuniões muitas vezes são perda tempo. E os líderes não estão à procura de algo para preencher seu calendário.

4.   Reuniões muitas vezes deixam os líderes longe de coisas muito mais importantes (sua família) ou produtivas.

5.   Reuniões muitas vezes forçam os líderes a mascarar o tédio e mostrar paciência.

6.   Reuniões têm muitas vezes as pessoas erradas.

7.   Reuniões custam tempo e tempo é dinheiro.

Eu detesto reuniões. Eu sempre tento fazer o mais rápido possível, quando preciso fazer uma.

Mas eu amo sessões de estratégia.

1.   Sessões de estratégia têm um propósito definido.

2.   Sessões de estratégia concentrar em realização, não em a atividade.

3.   Sessões de estratégia forçam os líderes a se prepararem antes do tempo.

4.   Sessões de estratégia têm facilitadores.

5.   Sessões de estratégia opera em um ritmo acelerado.

6.   Sessões de estratégia são caracterizadas pela alta energia.

7.   Sessões de estratégia resultam em grandes ideias.

8.   Sessões de estratégia tem as pessoas certas. As pessoas que realmente pode mover a bola.

9.   Sessões de estratégia trazem responsabilidade e dizem a verdade.

10.                Sessões de estratégia tem hora para começar e hora para acabar.

11.                Sessões de estratégia traz unidade e respeito entre a equipe de liderança.

12.                Sessões de estratégia faz você feliz  ao ver que você é um líder.

Então, quem está comigo? Você gosta de reuniões ou não? Por quê?

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6 sinais de que ‘Silos’ existem em sua organização

Quando ‘silos’ existem dentro de uma organização realizam suas atividades sem a consideração de outras áreas da organização. Eles operam em um vácuo insalubre. Silos podem existir em quase todas as organizações, incluindo ministérios. Quando eles existem, os líderes vão encontrar-se lutando para mover sua organização para  frente e experimentar uma grande deterioração acontecendo.

Uma organização tem que parecer muito mais com uma plantação do que com uma grande silagem de grãos. Onde cada silo pensa somente naquilo que é devido e confiado.

A presença de ‘silos’ é relativamente fácil de detectar. Aqui estão seis sinais de que silos existentes em sua organização:

1. Prioridades divergentes

Uma organização composta de ‘silos’ é uma organização confusa. Silos colocam prioridades sobre as atividades e tomam decisões que beneficiem a sua área mais do que a organização em si. A visão organizacional é suportada porque que financia a atividade em sua área, turvando a visão. Pouca atenção é dada às prioridades organizacionais que se concentram em outras áreas. Apóiam prioridades fora do silo só ocorre quando solicitado pelos líderes de nível superior.

2. Colaboração limitada

Silos tendem a ser desconfiados, arrogante, e focados na construção de um império. Por esta razão, os silos operam como guardas sozinhos. Eles desejam ser auto-sustentáveis. E isso irritá-los quando eles devem confiar em outra área dentro da organização. Portanto, ‘silos’ vão tentar terminar as atividades e buscam objetivos com a colaboração limitada.

3. Dificuldade de envio e recebimento de informações

 Silos entendem o poder da informação e como ela pode reforçar o silo. E assim, enquanto há um grande desejo de obter informações, ainda há pouca vontade de divulgá-la.

4. Redundância

Porque silos gostam de serem auto-suficientes, você vai encontrar uma duplicação de atividades e responsabilidades entre os silos. Isso muitas vezes cria ineficiências dentro da organização que pode ser diminuído através da centralização das atividades e responsabilidades.

5. Impossibilidade de reagir rapidamente às mudanças ambientais

Organizações com silos são lentas para mudar. O alto nível de protecionismo dentro de cada silo requer uma enorme quantidade de reuniões e negociações antes que a mudança possa ocorrer. Estas organizações irão assistir janelas de oportunidade se fechando.

6. Competitividade prejudicial

Silos tendem a retratar negativamente outros silos. Eles são rápidos para reclamar quando o sucesso ocorre, mas apontam o dedo quando algo dá errado. Eles competem com outros silos, não porque eles sentem que faz para uma melhor organização, mas porque aumenta a sua importância na organização. Silos não estão interessados ​​em celebrar os sucessos de outros silos.

Silos são prejudiciais. Os líderes devem ser rápidos para identificar quando silos existem para que o processo de desconstrução possa começar.

Conte-nos a sua opinião sobre silos. Por favor, deixe seus comentários na seção de comentários abaixo.

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10 pessoas tóxicas que você deve evitar

As pessoas tóxicas estão por toda parte, e a maioria de nós conhece pelo menos um ou dois. Podemos viver com eles, trabalhar com eles, levá-los , ou conhecê-los socialmente. E se você já passou algum tempo com as pessoas verdadeiramente tóxicas, você já sabe como destrutiva e desgastante eles podem ser .

Assim como com qualquer tipo de toxina, é preciso limitar a sua exposição e manter-se protegido. Mas um primeiro passo crítico é para reconhecer quando uma pessoa é tóxica. Infelizmente, as pessoas tóxicas não vêm com uma etiqueta de advertência -, mas há coisas que você pode procurar.

1. Arrogância Tóxica

Há uma grande diferença entre confiança e arrogância. Confiança inspira; arrogância intimida. As pessoas arrogantes sempre sabe melhor e se sentir superior aos outros. Eles nunca vão celebrar a sua confiança porque interfere com a sua arrogância.

2. Vitima Tóxica

Uma das pessoas mais perigosas que você pode ter em torno de você é a vítima perpétua. Pessoas assim olham para os seus próprios problemas e erros e sempre encontram outras pessoas para culpar, a partir de seu  chefe razoável, seus pais sem amor. Eles nunca se apropriam de suas próprias vidas.

3. Controle Tóxico

Controlando as pessoas sabem tudo e a melhor maneira de fazer qualquer coisa. Eles são geralmente muito insegura por baixo de tudo, mas enquanto eles estão em torno de você nunca vai ter a chance de expressar uma idéia ou fazer nada sozinho.

4. Inveja Tóxica

Aqueles atormentados com ciúme nunca estão satisfeitos com o que têm, e eles não são capazes de serem felizes quando as coisas boas acontecem com você. Eles não podem apreciá-lo quando os outros a alcançar ou avançar; eles sentem que, se nada de bom vai acontecer, deve acontecer a eles.

5. Mentira Tóxica

Enquanto houver pessoas, haverá pessoas que mentem. Mas mentirosos crônicos são prejudiciais porque você nunca sabe no que acreditar, então você não pode contar com suas promessas ou a sua palavra. Eles vão mentir para você sobre os outros, e eles vão mentir para os outros sobre você.

6. Negatividade Tóxica

Você provavelmente conhece alguém que está sempre com raiva e ressentimento, desconfiado de tudo. Negatividade destrói relacionamentos, e passar tempo com pessoas negativas faz você sentir que estão sugando a vida de vocês.

7. Ganância Tóxica

Assim, grande parte da nossa cultura nos diz querer mais, conseguir mais, ganhar mais. E, para um grau que tipo de desejo e ambição pode ser bom. Mas acontece que quando as pessoas querem tudo - o que é deles e o que não é - e quando se tem, ao invés de fazer ou ser, torna-se o foco de sua vida.

8. Julgamento Tóxico

Há uma grande diferença entre fazer um julgamento e ser crítico. Juízos são objetivo e baseada em discernimento, enquanto ser crítico é apenas sobre as críticas. Pessoas críticas são sempre rápidas para tirar conclusões precipitadas. Eles são maus ouvintes e comunicadores.

9. Fofoca Tóxica

Fofoqueiros se vêem como tendo uma conversa profunda sobre alguém, uma troca de informações. Eles fazem isso para elevar-se acima de sua insegurança, e não há nenhuma distinção entre a especulação e fato. Poucas coisas são mais destrutivas do que fofoca.

10. Falta de Caráter, algo muito Tóxico.

Quando alguém não tem integridade e honestidade - quando enganando, mentindo, manipulando, fofocas e ganância são parte da norma -, há algumas coisas que não vai fazer para obter o seu caminho. Se eles decidirem que você é um obstáculo para eles, eles vão vir atrás de você com tudo o que tenho.

Se qualquer um desses atributos soa familiar, você pode estar sofrendo de exposição a uma pessoa tóxica. Não espere até amanhã. E se você é incapaz de fazê-lo, fique o mais distante e guardado como você faria com um derramamento químico.

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8 Características de Maestria (domínio)

1. A intenção proposital.

- Aqueles que conseguiram o domínio pretenderam exatamente isso. Eles simplesmente não esperaram para alcançar o sucesso. Não é um desejo ou um acaso. Eles começam com a intenção proposital. O fracasso não é uma opção.

2. Um coração apaixonado.

- A paixão é o que faz você querer saltar da cama todas as manhãs para atacar o dia.

3. A mente disciplinada.

- As pessoas de sucesso desenvolvem hábitos de sucesso. Nada é por acaso. Eles alavancam o poder da disciplina até que se torne um hábito.

4. Uma atitude positiva.

- Quantos pessimistas você sabe que são de grande sucesso? Zero. Sucesso depende de uma atitude positiva.

5. A dor nas costas (trabalho duro).

- O único lugar onde "sucesso" vem antes de "trabalho" é no dicionário.

6. Um espírito voluntário.

- As pessoas de sucesso estão dispostas a fazer o que for preciso para realizar seu sonho. Não há como segurar uma pessoa que possui um espírito voluntário.

7. A ética de trabalho tenaz.

- Tenacidade é definido aqui como "a qualidade ou o fato de ser muito determinado.": Sucesso = Tenacidade / Ética de trabalho. A partir de aula de matemática que você vai se lembrar que 1 = 50 / 50. Assim, quantidades iguais de tenacidade e ética de trabalho é igual a sucesso.

8. A mentalidade focada.

- A capacidade de se concentrar por horas, dias, semanas, meses, anos, é indispensável para o sucesso. Tem sido dito que o sucesso durante a noite leva cerca de 10 anos. Eu acredito que é preciso que juntamente com uma mentalidade focada.

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Delegar: 5 itens para fazer da forma certa

Expectativas - As pessoas que recebem as atribuições devem conhecer as metas e objetivos que você está tentando alcançar.  Eles vão querer agradar a seu líder. Todo mundo quer saber se eles fizeram um bom trabalho. A pergunta "Por que estamos fazendo isso?" E "O que estamos tentando fazer?" Deve ser respondida com clareza em sua mente, e depois passada para as pessoas que receberam a delegação.

Conhecimento - O que delega deve saber e ter conhecimento sobre aquilo que está delegando. Deve permanecer disponível durante o processo, para que dúvidas ou incertezas que surgem possam ser respondidas.

Recursos - Boa delegação implica em ter recursos e dinheiro suficientes para realizar a tarefa. Nada é mais frustrante do que ser convidado para concluir um projeto sem as ferramentas com as quais a fazê-lo.

Prestação de contas - Delegação envolve o acompanhamento e avaliação da tarefa delegada. Isso é saudável para o que delega a pessoa que recebe a delegação, e da organização.

Valorização - A delegação não está completa até que o que delega reconheça a realização da pessoa que completou a tarefa. Não fazer isso limita a capacidade do líder para continuar uma delegação saudável.

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