Já de início
quero me confessar a você, detesto reuniões, não sei se é por causa da minha
hiperatividade, ou também pelo déficit de atenção. Só sei que tem reuniões que
para mim são um martírio.
Sei que reuniões
são fundamentais em qualquer organização, elas têm um papel essencial, para o
avanço e resoluções de projetos. Mas temos que confessar que muitas das
reuniões que fazemos primeiramente demoram demais, e outras nem precisariam
existir.
Quando você
considerar o valor do tempo, uma reunião desnecessária é má administração. Quando
você calcular o tempo de cada pessoa em uma reunião, reuniões não são pequenos
investimentos. Assim, uma reunião desnecessária rouba energia e tempo de
coisas muito mais importantes. Algumas reuniões poderiam ter sido um e-mail. Aqui
estão três indicadores:
1. Monólogo
sobre questões operacionais
Se uma reunião
for alguém dando um monólogo sobre táticas, a reunião poderia ser um e-mail. Há
momentos em que um membro do líder ou equipe dá sentido abrangente, as ações da
visão, ou esclarece missão e valores. Nesses momentos, um monólogo
apaixonado pode ser eficaz. Mas uma reunião não é o melhor local para uma
corrida comentários sobre questões operacionais.
2. Informações
sem qualquer ação
Se uma reunião é
uma longa palestra, a reunião deveria ter sido um e-mail. Se uma reunião é
uma informação sem ação, um e-mail é tão eficaz e exponencialmente mais
eficiente. Se as pessoas podem sair de uma reunião sem etapas de ação, um
e-mail teria sido melhor.
3. Com
engajamento aceitável
Se é aceitável
que as pessoas vêm para uma reunião e passivamente olhando através do
apresentador enquanto também se engajam em seus dispositivos, a reunião deveria
ter sido um e-mail. É evidente que a reunião é visto como apenas algo mais
no calendário e não algo que as pessoas sentem merece toda a sua atenção e
engajamento. Se a reunião é considerada verdadeiramente valioso, as
pessoas são esperadas para participar. Se a reunião não é valiosa, o tempo
de valor das pessoas é suficiente para cancelá-lo.
